Persondata

Privatlivspolitik for Golf Hotel Viborg

Et af Golf Hotel Viborgs overordnede mål er at opretholde det højeste niveau af sikkerhed for vores gæster, kunder, leverandører, jobansøgere og medarbejdere. Dette gør sig også gældende, når det kommer til beskyttelsen af personoplysninger. Golf Hotel Viborg ønsker med denne politik at kortlægge på klar og overskuelig vis, hvordan Golf Hotel Viborg håndterer dine personoplysninger. 

Dataansvarlig

Golf Hotel Viborg er dataansvarlig.

Kontaktoplysninger er:

Golf Hotel Viborg
Hans Tausens Alle 2
DK-8800 Viborg
Telefon: +45 86 61 02 22
E-mail: reception@golfhotelviborg.dk

Ledelse/kontaktperson:
Julie Larsen
Telefon: +45 5060 0158
E-mail: gdpr@danske-hoteller.dk

Golf Hotel Viborg håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

Golf Hotel Viborg indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg – af forskellige serviceydelser og produkter.

Når en gæst/kunde bestiller og køber én eller flere af Golf Hotel Viborgs serviceydelser og som led heri afgiver sine personoplysninger til Golf Hotel Viborg, giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Golf Hotel Viborg.

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Golf Hotel Viborg afgiver til Golf Hotel Viborg i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Golf Hotel Viborg.

Golf Hotel Viborgs indsamling af personoplysninger

Personoplysninger indsamles af Golf Hotel Viborg på følgende vis:

• Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne – vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Golf Hotel Viborgs serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Golf Hotel Viborg.
• Fra B2B marked. For eksempel i en salgssituation, hvor der anmodes om tilbud på en af Golf Hotel Viborgs serviceydelser og/eller anmodes om en samarbejdsaftale.
• Gennem browsercookies og web beacons.
• I forbindelse med brug af Golf Hotel Viborgs digitale ydelser.
• Ved deltagelse i Danske Hotellers bonus/fordelsprogram og ved abonnement på Danske Hotellers nyhedsbrev.
• Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.
• Via video- og tv-overvågning.

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning, der er opsat forskellige steder, hvor der er skiltet med, at der er overvågning, sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

Oplysninger som Golf Hotel Viborg indsamler

Golf Hotel Viborg indsamler følgende personoplysninger:

• Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke-personfølsomme personoplysninger.
• Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.
• Demografiske oplysninger.
• Købshistorik, herunder også brugen af Golf Hotel Viborgs app og/eller andre digitale serviceydelser.
• Brugen af Danske Hotellers bonus/fordelsprogram.
• Oplysninger fra Golf Hotel Viborgs kundeundersøgelser.
• Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer
• Oplysninger fra Golf Hotel Viborgs sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Golf Hotel Viborg.
• Browserinformationer.
• Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.
• Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

En gæst/kunde/leverandør kan frivilligt og efter eget valg give Golf Hotel Viborg yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Golf Hotel Viborg betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener, bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

• Handicap
• Allergi
• Særlige fødevarepræferencer
• Andre helbreds- eller medicinoplysninger
• Politisk/religiøs overbevisning

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger, opfatter Golf Hotel Viborg dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

Udover de oplysninger som Golf Hotel Viborg modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Golf Hotel Viborg i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Golf Hotel Viborg har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet, er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Golf Hotel Viborgs vilkår og betingelser samt Golf Hotel Viborgs persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

Betaling med betalingskort  

Golf Hotel Viborg anvender Netaxept (Nets) til indløsning af betalinger med betalings- og kreditkort. Netaxept og Golf Hotel Viborg er godkendt og certificeret af Pengeinstitutternes Betalingssystem (www.pbs.dk).

Ved bestillinger og bookinger gemmer Golf Hotel Viborg de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, så længe de vurderes relevante, hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender sig med spørgsmål eller hvis der er fejl i bestillingen.

Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

Golf Hotel Viborg indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Golf Hotel Viborg indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

• Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Golf Hotel Viborgs serviceydelser.
• Behandling af leverandørers tilbud om – og salg – af produkter og ydelser.
• Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.
• Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.
• Forbedring og udvikling af Golf Hotel Viborgs serviceydelser.
• Tilpasning af Golf Hotel Viborgs markedsføring og øvrige kommunikation.
• Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse.
• Tilpasning af Golf Hotel Viborgs samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.
• Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Golf Hotel Viborg, herunder eventuel deltagelse i Danske Hotellers bonus/fordelsprogram.
• Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

Hjemmel – det juridiske grundlag – for behandlingen

Golf Hotel Viborg vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Golf Hotel Viborg, som en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Golf Hotel Viborg behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

I nogle tilfælde vil Golf Hotel Viborgs behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Golf Hotel Viborg forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

En sådan legitim interesse kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste-/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Golf Hotel Viborg og kvaliteten af Golf Hotel Viborgs serviceydelser og produkter.

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Golf Hotel Viborg oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Golf Hotel Viborg alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, helbred etc.

I nogle situationer modtager Golf Hotel Viborg personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Golf Hotel Viborgs vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

Golf Hotel Viborg er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år. 

Den registreredes rettigheder

Efter reglerne i persondataforordningen har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

• En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Golf Hotel Viborg behandler om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Golf Hotel Viborg har om den registrerede.
• En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysninger, som Golf Hotel Viborg har om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som Golf Hotel Viborg ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Golf Hotel Viborg ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

Hvis nogle af de oplysninger, som Golf Hotel Viborg har om den registrerede, er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Golf Hotel Viborg. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Golf Hotel Viborg er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Golf Hotel Viborg om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Golf Hotel Viborg er i besiddelse af.

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

Den registrerede kan også kontakte Golf Hotel Viborg, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Golf Hotel Viborg.

Skriftlig anmodning sendes til Golf Hotel Viborg, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1.

Golf Hotel Viborg vil så vidt muligt inden for 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Golf Hotel Viborg vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Golf Hotel Viborg vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Golf Hotel Viborg tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger eller i andre situationer, hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

Hvis du ansøger om en stilling hos Golf Hotel Viborg

Golf Hotel Viborg er dataansvarlig for behandlingen af de oplysninger, som er indeholdt i ansøgninger eller som fremkommer som led i en ansættelsesproces.

Golf Hotel Viborg behandler som led i Golf Hotel Viborgs rekruttering de oplysninger, som ansøgere fremkommer med i deres ansøgninger, herunder oplysninger som navn, adresse, uddannelse, erhvervserfaring mv., dvs. som udgangspunkt alene almindelige oplysninger. Det anbefales ikke at fremkomme med personfølsomme oplysninger, såsom helbredsoplysninger, race, religion, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, straffeforhold mv. i ansøgningen. Hvis Golf Hotel Viborg får behov for at indhente og behandle personfølsomme oplysninger, f.eks. straffeattest, om en ansøger, vil dette alene ske efter forudgående samtykke fra den pågældende ansøger.

Personoplysningerne stammer dels fra ansøgeren, men eventuelt også fra offentligt tilgængelige kilder (som eksempelvis Facebook og LinkedIn). Golf Hotel Viborg anvender ikke personprofilering til at træffe automatiske afgørelser, der i væsentlig grad kan påvirke ansøgerens rettigheder og frihedsrettigheder.

Hjemlen til at behandle ansøgerens oplysninger findes i persondataforordningens artikel 6, litra a (samtykke), litra b (foranstaltninger forud for indgåelse af kontrakt) og litra f (interessevaretagelse).

Golf Hotel Viborg kan i visse tilfælde videregive ansøgeres personoplysninger, hvis det er påkrævet af gældende lovgivning eller en domsafgørelse. Oplysninger kan dertil videregives til eksterne modtagere, herunder eventuel rekrutteringsbureau/headhunter, revisor og databehandlere. Nogle af Golf Hotel Viborgs databehandlere kan være beliggende udenfor EU/EØS, men alle med lovligt overførelsesgrundlag.

Hvis en ansøger får afslag på det ansøgte job, gemmer Golf Hotel Viborg ansøgerens ansøgning og oplysninger i op til et halvt år efter afslaget, og hvis der kommer andre stillinger, der matcher den pågældende ansøgers profil, kan Golf Hotel Viborg rette henvendelse til den pågældende ansøger med henblik på besættelse af denne stilling. Ansøgninger slettes således efter 6 mdr., medmindre den pågældende ansøger giver tilladelse til, at Golf Hotel Viborg kan gemme ansøgningen i længere tid.

Ansøgere har altid ret til at få oplyst, hvilke oplysninger Golf Hotel Viborg har om ansøgeren. Ansøgere har også ret til at få korrigeret deres oplysninger, hvis disse ikke er korrekte, ligesom ansøgere har ret til at komme med indsigelse mod eller anmodning om sletning eller begrænsning af behandlingen af ansøgerens oplysninger.

Såfremt ansøgeren tilbydes ansættelse hos Golf Hotel Viborg, gemmes de oplysninger, som er indhentet i forbindelse med ansættelsesproceduren. Oplysninger om ansatte behandles i henhold til Golf Hotel Viborgs persondatapolitik for medarbejdere, som findes i Danske Hotellers Personaleguide.

Golf Hotel Viborg har truffet en række teknologiske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte ansøgeres personoplysninger mod manipulation, tab mv., samt mod at andre uberettiget får adgang til ansøgeres oplysninger. Kun de ansatte hos Golf Hotel Viborg, der som led i deres arbejde har behov for kendskab til ansøgeres personoplysninger, har adgang til disse. Golf Hotel Viborgs sikkerhedsprocedurer bliver løbende revideret på baggrund af den nyeste teknologiske udvikling.

Sikkerhed og deling af personoplysninger

Golf Hotel Viborg beskytter den registreredes personoplysninger og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

Kun de personer/ansatte hos Golf Hotel Viborg, der i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger, har adgang hertil.

Golf Hotel Viborg kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

Golf Hotel Viborg tager løbende backup af de registrerede personoplysninger.

Alle kundekort med persondata, anonymiseres i Golf Hotel Viborgs bookingsystem efter 1 års inaktivitet.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Golf Hotel Viborg underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

Golf Hotel Viborgs sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

Golf Hotel Viborg benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

Golf Hotel Viborg indgår løbende databehandleraftaler med alle Golf Hotel Viborgs leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau, for så vidt angår de registreredes personoplysninger. Nogle af Golf Hotel Viborgs databehandlere kan være beliggende udenfor EU/EØS, men alle med lovligt overførelsesgrundlag.

For at kunne opfylde aftaler med de registrerede og for at imødekomme gæster, kunder og leverandørers behov deler Golf Hotel Viborg udvalgte personoplysninger med eksterne leverandører såsom bank, revisor, restauranter, hoteller etc.

Golf Hotel Viborg er en del af en koncern. Derfor kan de registreredes personoplysninger endvidere deles og videregives internt i koncernen. Formålet med denne deling er at kunne give gæsten/kunden/leverandøren den bedste betjening og service, uanset hvilket hotel eller hvilken afdeling i koncernen gæsten/kunden/leverandøren benytter sig af.

Golf Hotel Viborg er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtet til at videregive personoplysninger eller forpligtet hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

Golf Hotel Viborg sletter dine personoplysninger, når Golf Hotel Viborgs lovmæssige forpligtelse ophører eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede.

Cookies

Golf Hotel Viborg anvender cookies. Yderligere oplysning om Golf Hotel Viborgs cookiepolitik kan indhentes på virksomhedens hjemmeside.

Klage

Klage over Golf Hotel Viborgs behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon + 45 3319 3200 – e-mail dt@datatilsynet.dk.

Opdateret 22. juni 2023